第一章  总  则

第一条  为进一步严格印章管理，确保用印安全，切实维护学校合法权益，根据《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》《教育部印章使用和管理的暂行规定》《中华人民共和国电子签名法（2015年修正）》等有关规定，结合学校实际，特制定本办法。

第二条  本办法所称印章包括：学校印章（党委印章、行政印章、钢印，学校法定代表人名章，学校领导公务方章、签名章，学校合同专用章）；各单位及内设机构印章；各类群团学组织（工会、团委、学生会、协会、学会等）印章；各类业务专用章。

第三条  印章分为实物印章和电子印章。电子印章主要用于办公自动化（OA）系统中以学校名义流转的公文或函件。电子印章与实物印章同等管理，其使用审批程序与实物印章的使用审批程序一致。

第四条  党委办公室、校长办公室（以下简称党办校办）是学校印章综合管理部门，负责统筹印章的刻制、启用、废止、归档等，指导和监督印章的管理和使用。

第二章  刻制与启用

第五条  学校印章经上级主管部门批准刻制，具体由党办校办根据上级主管部门和公安机关的有关程序要求办理。其他印章需经相关单位（或主管单位、挂靠单位）主要负责人、分管校领导审批同意，由党办校办审核后统一刻制。印章应在公安机关认定的印章刻制点刻制。各级各类印章只得刻制一枚。

第六条 印章刻制的规格和样式参照有关印章管理规定执行。

第七条  印章刻制完成后，党办校办办理登记备案和启用手续，留存新印章印模。

第三章  管理与使用

第八条 学校印章由党办校办保管，其他印章由印章使用单位保管。印章应指定专人专管专用，保管场所应确保安全。

第九条  印章须在规定保管场所内使用，未经批准，任何人不得擅自将印章带离其规定保管场所使用。如因特殊情况需带离规定保管场所使用学校印章的，应由印章使用单位提出申请，经分管党办校办校领导批准后，由印章管理人员用印或现场监印。

第十条  学校印章使用的审批程序

使用学校印章，应严格执行先审批后用印、谁审批谁负责的原则，由印章使用单位或个人提出申请，填写《湖南科技大学用印审批单》，经本单位主要负责人（或主管部门主要负责人）、分管校领导审批、同意签字，印章管理人员审核无误后方可用印。用印经办人必须准确在《湖南科技大学用印登记表》上填写好用印时间、事由、用印单位、审批人、经办人等，以备核查。所有《湖南科技大学用印审批单》和《湖南科技大学用印登记表》每年年末移交学校档案馆存档。

（一）以学校党委、行政名义发出的公文，一律凭《湖南科技大学发文审批单》用印。无需正式行文，但需加盖学校印章的函件，按正规公文格式打印，经所在单位或主管部门主要负责人签字同意，党办校办审核，校领导批准后，方可用印。

（二）学校工作证、学生证、毕业证书、肄业证书、结业证书、学位证书、学历证明、聘书、荣誉证书、入党志愿书等各类证书、证明，由承办单位造册，各主管部门审核并由分管校领导批准，加盖单位公章后派专人统一到党办校办用印；毕业证、学位证用印须由党办校办、教务处、监察专员办监督用印，集中办理。

（三）科研项目、科研成果、科研奖励申报及专利申请，由科学技术处、社会科学处统一造册审核，报分管校领导审阅、签字后用印。

（四）以学校名义签署的合同、协议书、意向书用印流程依据《湖南科技大学合同管理办法》执行；以学校名义送报的计划任务书、统计报表、审查表、申报表等重要文本和呈报材料，必须由承办部门提出文本报表，署明编报人或联系人，部门主要负责人审核签字报请校领导批准后，由党办校办用印。

（五）因公出国（境）留学、考察、访问须经所在单位同意，人事处、国际交流处、财务处、保卫处等相关部门审查（中层干部须经组织部审查），分管校领导批准后方可用印，必要时报学校主要领导审批。办理边境通行证和海关免税、报关、定货等申请表以及涉外公文须经学校人事处、国际交流处、国有资产与实验室管理处、保卫处等相关部门审查，由分管校领导审批后方可用印，必要时报学校主要领导审批。

（六）学校介绍信由所在单位开具，学生证明信由所在学院开具，教师证明信由人事处开具；如需学校公章的，当事人持单位证明到党办校办核实后用印。

（七）在校生中英文成绩单由学院出具审签、教务处或研究生院审核用印，中英文学籍证明由教务处出具并用印；如确需学校用印，由教务处或研究生院审签，到党办校办用印。毕（结）业生成绩单、学籍档案等中文材料由档案馆出具、审签、用印，相应英文译件由国际交流处审签、档案馆用印；如确需学校用印，由档案馆审签，到党办校办用印。

（八）应征入伍申请表、参加比赛报名表、评优推荐表等材料需加盖学校印章的，由相关职能部门审核、分管校领导批准后，集中到党办校办用印。

（九）凡涉及到学校重大利益，对学校发展有影响的文本材料，须经分管校领导审核、学校主要领导批准后，方可用印。

（十）凡需加盖学校法定代表人名章的材料，除本人授权或已签发的文件外，其他用印均须分管校领导审核、校长批准后方可用印。

（十一）凡需加盖校领导公务方章、签名章的公文、证件、证书、聘书等，除本人授权或会签的文件外，其他用印均须经校领导本人签字同意。

（十二）严格控制学校印章的使用范围，凡使用各单位印章和有关业务专用章可以办理的事项，一般不使用学校印章。

（十三）其他需要使用学校印章的事项，可参照以上程序办理。

第十一条  校属各单位及内设机构、各类群团学组织印章由印章使用单位在授权范围内使用，必须严格规范。

第十二条  有下列情形之一的，印章管理人员不得用印：

（一）未经规定程序审核批准或超越、滥用批准权限；

（二）涉及个人财产、经济、法律纠纷等；

（三）非本校师生员工或与本校工作、业务无关；

（四）空白介绍信、证件、荣誉证书等；

（五）其他不适合用印的情形。

第四章  废止与归档

第十三条 已经启用的印章，如因机构变更、印章磨损或其他原因终止印章效力时，原印章使用单位或继受单位需及时将原印章送交党办校办，党办校办办理登记备案和废止手续。

第十四条 印章遗失、被盗的，应当及时向公安机关报案并向党办校办、保卫处报告，以公告形式声明作废。

第十五条  印章废止后，原印章使用单位或继受单位应重新办理准刻手续。废止的印章，由党办校办统一移交档案馆封存。

第五章  监督与责任

第十六条  党办校办不定期对各单位的印章管理情况进行检查，及时纠正印章管理和使用过程中的违规现象。

第十七条  印章使用单位主要负责人是本单位印章管理和使用的第一责任人，应严格遵照权限和程序审批管理用印事项。印章管理人员应严格执行用印审批程序和登记手续。

第十八条  凡是违反本办法和上级有关规定，给学校造成损失的，视情节轻重对相关单位和个人进行追责；构成犯罪的，依法移交司法机关处理。

第六章  其  他

第十九条  “湖南科技大学合同专用章”和其他各类业务专用章的管理和使用，依据《湖南科技大学合同管理办法》执行以及学校其他相关规定执行。

第二十条  本办法由党办校办负责解释。

第二十一条  本办法自发文之日起施行，原《湖南科技大学印章管理办法（试行）》（科大政发〔2011〕64号）同时废止。